Die Oberfläche von scan2find ist einfach aber effizient gestaltet, damit Sie Ihre Dokumente schnellstmöglich erfassen und wiederfinden zu können. Alle Fenster werden auf dem scan2find Desktop angeordnet und können mit einem einzigen Mausklick verkleinert werden. scan2find kann ohne größere EDV-Kenntnisse bedient werden (Beispiel: Weder beim Scannen noch beim Erstellen von Office-Dokumenten müssen Dateinamen vergeben werden.). scan2find verwaltet die Dokumente vollkommen selbstständig in einem Archiv-Verzeichnis. Die Verzeichnisstruktur ist so aufgebaut, dass immer 640 MB (Einstellung kann auch verändert werden) in einem Verzeichnis abgelegt werden, um die spätere Datensicherung und Archivierung zu erleichtern. Die Online-Hilfe ist einfach und verständlich abgefasst. Alle Programmfunktionen werden in der Hilfe anschaulich erklärt. Die Online-Hilfe umfasst über 100 Seiten. Zusätzlich gibt es eine gedruckte Anleitung für die Installation und Einführung.

Sie können nicht nur Papiere einscannen und mit scan2find verwalten (z.B.: Eingangspost, Dokumentationen), sondern auch Office-Dokumente importieren oder direkt aus scan2find heraus erstellen. Dabei können vorhandene Dateien als Vorlage benutzt werden Word- und Excel-Dokumente können automatisch mit Daten des aktiven Partners oder des aktiven Dokumentes gefüllt werden. Die Dateiverwaltung erfolgt vollständig durch scan2find und der Benutzer muss sich keine Gedanken über Verzeichnisse oder Dateinamen machen. Per Drag & Drop können beliebige Dokumente im Hauptfenster von scan2find abgelegt werden. Über einen kleinen Erfassungsdialog kann das neue Dokument blitzschnell zugeordnet werden. scan2find kann jedes Dokument zur Anzeige bringen, dem unter Windows eine Anwendung zugeordnet ist. Über den integrierten Texteditor können Gesprächsnotizen z.B. während Telefonaten sehr einfach und schnell erfasst werden. Die Ablagestrukturen sind besonders einfach gehalten, um sowohl das Erfassen als auch das Suchen von Dokumenten zu vereinfachen und damit eine hohe Produktivität zu gewährleisten.
Die Informationen sind bei scan2find relativ dicht gepackt, damit der Benutzer nicht unnötig zwischen den Fenstern wechseln muss.

scan2find bietet Ihnen umfangreiche Suchmöglichkeiten für Ihre Dokumente. Folgende Belegmerkmale können für die Suche frei kombiniert werden:

• Zugeordneter Geschäftspartner mit Name, Vorname, Str., Hausnr., Nation, PLZ, Ort, Telefon, Telefax, Handy, eMail-Adresse etc.
• Ablagebereich wie z.B. Einkauf, Verkauf, Personalabteiltung etc.
• Belegdatum, Scan-Datum und Jahrgang
• Belegart wie z.B. Schriftwechsel, Telefonnotiz, Angebot, Rechnung etc.
• Belegtyp (TIF, PDF, Word, Excel, Powerpoint, RTF, JPG, ZIP, etc.)
• Bemerkungstexte

So ist es beispielsweise kein Problem, alle Angebote zu finden, die mit Word im ersten Quartal 2002 für Geschäftspartner im PLZ-Bereich 6 erstellt wurden. Die Kombinationsmöglichkeiten für die Belegsuche sind (fast) unbegrenzt. Bei der Suche können auch Platzhalter (Wildcards) verwendet werden. Im Bemerkungsfeld können Suchbegriffe mit + und - kombiniert werden, um bestimmte Kombinationen von Begriffen zu finden oder auszuschließen.

Mit der Wiedervorlagefunktion können Sie jeden Beleg zu einem bestimmten Termin auf Wiedervorlage legen. Bei jedem Programmstart werden aktuelle Wiedervorlagen gesucht und angezeigt. Zu jeder Wiedervorlage können Sie eine Bemerkung notieren, damit Sie später wissen, warum Sie den Beleg auf Wiedervorlage gesetzt haben. Neben den eigenen Wiedervorlagen können auch die Wiedervorlagen der Arbeitsgruppe abgerufen werden. Dies ist besonders hilfreich, wenn jemand z.B. wegen Urlaub nicht anwesend ist und seine Wiedervorlagen kontrolliert werden müssen.
Jeder Beleg kann an andere Benutzer mit einer Bemerkung weitergeleitet werden. Beim Anlegen einer Weiterleitung sehen Sie, ob der Empfänger scan2find momentan geöffnet hat und Ihre Weiterleitung gleich erhält oder beim nächsten Programmstart. Die Weiterleitung ist besonders gut geeignet, um Belege abzeichnen oder genehmigen zu lassen, da diese Arbeitsabläufe ebenfalls mit scan2find nachgebildet werden können.
Zu jedem Beleg können Sie bis zu 64.000 Zeichen Bemerkungstext hinzufügen. Zu jeder Bemerkung wird der Benutzername und Datum sowie Uhrzeit ergänzt. Neueste Bemerkungen werden zuerst angezeigt.
In der Beleg-Historie können Sie jederzeit sehen, was mit dem Beleg bisher gemacht wurde. Wer hat den Beleg anzeigen lassen; wer hat eine Wiedervorlage angelegt bzw. erledigt; wer hat eine Weiterleitung angelegt bzw. bearbeitet und wer hat Korrekturen an den Belegdaten vorgenommen.
Mit der integrierten Benutzer- und Benutzergruppenverwaltung können Sie exakt steuern, wer welchen Beleg sehen darf. Für Gruppen oder einzelne Benutzer können Sie festlegen, in welchen Bereichen bestimmte Belegtypen sichtbar sind.
Wenn zu den Belegen auch Projektnummern oder Seriennummern im Bemerkungsfeld erfasst werden, können Sie später jederzeit alle Dokumente eines Projektes aufrufen oder alle Kunden heraussuchen, die Geräte/Waren aus einem bestimmten Nummernkreis erhalten haben.

Mit scan2find können Dokumente zu Vorgängen zusammengefasst werden. Nehmen wir an, Sie haben einen größeren Auftrag zu verwalten, dann können Sie dafür einen Vorgang mit Nummer und Bezeichnung anlegen. Zu diesem Vorgang können Sie alle relevanten Dokumente von der Kalkulation über die Beschaffung bis zu Abwicklung hinzufügen. Bereits beim Scannen oder Erfassen eines Dokumentes kann ein Vorgang direkt zugeordnet werden. So behalten Sie jederzeit den Überblick über Ihre aktuellen Vorgänge. Wenn ein Dokument in einer Ergebnisliste auftaucht (z.B. alle Dokumente von "Meier"), ist auf einen Blick sichtbar, zu welchen Vorgängen dieses Dokument gehört und es kann direkt zum Vorgang gewechselt werden.

Sowohl Termine als auch Aufgaben können komfortabel erfasst werden. Beteiligte Partner, Ansprechpartner und scan2find-Benutzer können jedem Eintrag zugeordnet werden.
Beim Aufruf eines Partners reicht ein Mausklick, um alle Termine und Aufgaben zu sehen, an denen der Partner beteiligt ist.
In der Mehrplatzversion kann festgelegt werden, welcher Benutzer die Details des Termins sehen darf. Eine komfortable Erinnerungsfunktion rundet die Terminverwaltung ab.
Ab der Version 3.00 verfügt scan2find über einen eigenen Email-Client. Emails können in scan2find direkt empfangen und als Dokument zugeordnet werden. Ebenso können versendete Emails zugeordnet werden. Die Emails werden wie normale Dokumente behandelt.
Der Email-Client kann auch für das versenden von individuellen Serien-Emails verwendet werden. In einem Suchfenster werden die Empfänger selektiert. Dann wird der Email-Client geöffnet und Sie wählen die gewünschte Mailvorlage aus. Für jeden einzelnen Partner wird der Text generiert und versendet.
Diese Funktion kann auch benutzt werden, um Versandbenachrichtigungen zu versenden: Selektieren Sie einfach alle Partner mit einem aktuellem Lieferschein und senden Sie an diese eine Serien-Email.

Mit scan2find können Sie Daten des aktiven Partners oder Dokumentes bequem in OpenOffice, Word- oder Excel-Dokumente übernehmen. Auch Zählerstände können in die Dateien eingefügt werden.
Um diese Funktion zu nutzen, erstellen Sie einfach ein Dokument, mit Textmarken. Die Textmarken bezeichnen die Feldnamen in scan2find. Schon kann scan2find Ihr Dokument mit Inhalten füllen.

Voraussetzung für die Nutzung der OCR ist eine vollständig installierte Version von Word 2003 (Office 2003). scan2find kann die OCR-Funktion von Word im Hintergrund ansteuern und auf diese weise Texterkennung beim Scannen durchführen. Sie können wahlweise das gesamte Dokument, die aktuelle Seite oder einen markierten Bereich erkennen lassen. Das Leseergebnis wird in das Bemerkungsfeld zum Dokument übernommen. Über die Suchfunktion kann später nach Inhalten gesucht werden.

Mit scan2find können Sie aus Verkaufsnachrichten (Sie haben verkauft) die Anschrift des Käufers und die Auktionsdaten auslesen. Der Käufer kann direkt als neuer Partner angelegt werden. Die Nachricht kann als Bestellung zugeordnet werden, wobei die Auktionsdaten ins Bemerkungsfeld übernommen werden. In Mailvorlagen oder Word/Excel-Dokumenten können Sie auf diese Daten zugreifen um Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen etc. automatisch zu erstellen.

Stapelscan mit Barcode-Erkennung (optional)Mit dem Barcode-Modul können große Belegmengen automatisch verarbeitet werden. Die Leseergebnisse können wahlweise in scan2find oder in einer Exportdatei für andere Anwendungen gespeichert werden. Das Einrichten erfolgt in zwei Schritten:
1) Zunächst erstellen Sie eine Formulardefinition. In der Formulardefinition legen Sie fest, wo ein Barcode zu suchen ist und welche Eigenschaften er hat. Sie können beliebig viele Formulardefinitionen anlegen.
2) Im nächsten Schritt legen Sie einen Scanjob an. Im Scanjob definieren Sie die Namen von Exportdateien, Pfade zu gescannten Dateien, Ablage in scan2find etc. Sie können auch festlegen, ob die Seiten anhand von Barcodes zu Multipage-Dateien zusammengefasst werden sollen. 

Systemanforderungen

Betriebssysteme: Win98, NT4.0, ME, 2000, XP, VISTA
Prozessor ab Pentium 1,5 GHz
Hauptspeicher 128 MB RAM, empfohlen: 256 MB RAM
Festplatte: 20 MB für die Installation + 1 GB für je 30.000 Belege
Bildschirmauflösung mindestens 1024 x 768 Punkte
Scanner mit TWAIN-Schnittstelle